Du kennst das: Dienstag früh, der Mandant braucht bis Mittag die Steuererklärung. Du öffnest BMD – und wartest. Und wartest. Der Ladebalken bewegt sich wie eine Schnecke auf Valium. Deine Kollegin im Nebenzimmer hat das gleiche Problem, weil der Server unter dem Schreibtisch vom Seniorpartner steht und sich anhört wie ein Staubsauger mit Atemnot. Der „IT-Verantwortliche" ist der Kanzleimitarbeiter, der 2016 mal den Drucker eingerichtet hat. Der ist gerade auf Urlaub.
Wir sind NetDiag aus Werfen. Seit über 20 Jahren machen wir die IT von Salzburger Betrieben. Kanzleien sind bei uns Stammgäste – weil kaum wo sonst Datensicherheit, Berufsrecht und IT-Chaos so eng beisammen liegen. Mandantenakten, Steuerbescheide, Verträge, Fristen, FinanzOnline, Grundbuch-Abfragen – bei euch darf nichts ausfallen und nichts nach draußen. Und trotzdem steht bei den meisten die IT auf dem Stand von „geht eh noch". Bis es eben nicht mehr geht.
Eure BMD läuft, als hätte sie Montag.
Jeden. Einzelnen. Tag. RZL braucht drei Minuten zum Öffnen. DATEV synchronisiert seit einer Stunde. Und in der Bilanzierungssaison, wenn alle gleichzeitig drinhängen, geht gar nichts mehr. Der Server ist unterdimensioniert, das Netzwerk zu langsam, und niemand hat je geprüft, ob die Datenbank noch sauber läuft. Du rufst beim Softwarehaus an – die sagen, es liegt an der IT. Du rufst bei der IT an – die sagen, es liegt an der Software. Am Ende sitzt du um 19 Uhr noch im Büro, weil du die Arbeit von 15 Uhr erst um 17 Uhr anfangen konntest.
Was wir machen: Professionelle Konfiguration und Performance-Optimierung eurer Branchensoftware. Wir kennen den Ressourcenhunger von BMD, RZL und DATEV – und wissen, welcher Server, welche Datenbankkonfiguration und welche Netzwerkanbindung tatsächlich reicht, damit das Ding auch in der Bilanzierungssaison nicht in die Knie geht. Regelmäßige Updates, proaktive Wartung. Kein Rätselraten, kein Schwarzer-Peter-Spiel zwischen Software und IT.
DSGVO? „Da müssten wir eigentlich mal was machen."
Müsstet ihr. Dringend. Ihr verarbeitet Steuerdaten, Einkommensnachweise, Firmenbeteiligungen, medizinische Gutachten – das ist das Sensibelste, was es gibt. Und euer Verarbeitungsverzeichnis? Existiert entweder nicht oder ist ein Word-Dokument von 2019, in dem drei Zeilen stehen. Die Datenschutzbehörde wird nicht fragen, ob ihr euch „eh irgendwann darum kümmern wolltet". Die will Dokumente sehen. Jetzt.
Was wir machen: DSGVO-Audit, Verarbeitungsverzeichnis, technische und organisatorische Maßnahmen – zugeschnitten auf Kanzleien. Kein Paragraphen-Ritt, sondern konkrete Schritte, die euch absichern. Damit bei einer Anfrage von der Datenschutzbehörde nicht der Ordner „Wichtig – nicht löschen (2)" am Desktop eure letzte Verteidigungslinie ist.
Verschwiegenheitspflicht? Technisch ist die bei euch ein Witz.
Entschuldige die Direktheit, aber: Ihr habt eine berufsrechtliche Verschwiegenheitspflicht, und gleichzeitig schickt ihr Mandantenunterlagen als unverschlüsselten E-Mail-Anhang. Die Festplatten eurer Laptops sind nicht verschlüsselt – wenn einer gestohlen wird, kann jeder alles lesen. Und der Cloud-Speicher, auf dem die Akten liegen? Keine Ahnung, wo der Server steht. Irgendwo.
Was wir machen: Festplattenverschlüsselung mit BitLocker auf allen Geräten. Verschlüsselte E-Mails über S/MIME – damit eure Mandantenkommunikation tatsächlich so vertraulich ist, wie ihr es versprochen habt. Dazu ein verschlüsselter Cloud-Speicher mit Serverstandort in Österreich. Einmal sauber aufgesetzt, dann funktioniert das im Alltag ohne Mehraufwand. Und ihr könnt eurem Mandanten in die Augen schauen, wenn er fragt, ob seine Daten sicher sind.
Eure Mails? Offen wie eine Postkarte.
Der Mandant schickt die Bilanz per Mail. Die Steuerberaterin antwortet mit dem Jahresabschluss im Anhang. Alles unverschlüsselt, alles im Klartext. Dazu kommt: Archivierung? Fehlanzeige. Wenn das Finanzamt in drei Jahren eine Kommunikation sehen will, sucht ihr in Outlook zwischen 14.000 Mails nach der einen, die zählt.
Was wir machen: S/MIME-Verschlüsselung für eure gesamte Kanzlei – als Gateway-Lösung, damit nicht jeder Mitarbeiter einzeln Zertifikate verwalten muss. Dazu revisionssichere E-Mail-Archivierung: jede ein- und ausgehende Mail wird automatisch gespeichert, indexiert und ist in Sekunden auffindbar. Rechtskonform, durchsuchbar, und ihr müsst nicht mehr den halben Nachmittag in Outlook verbringen.
Passwörter? Kleben am Monitor. Nein, wirklich.
Hand aufs Herz: Wie viele Post-its mit Passwörtern kleben in eurer Kanzlei an Bildschirmen? Das Passwort für FinanzOnline kennt die halbe Kanzlei. BMD hat dasselbe Passwort wie der E-Mail-Account. Und Zwei-Faktor-Authentifizierung? „Das ist doch umständlich."
Was wir machen: Passwortmanager für die gesamte Kanzlei – ein Master-Passwort, alles andere generiert und gespeichert. Dazu Zwei-Faktor-Authentifizierung für FinanzOnline, BMD, E-Mail und alle kritischen Systeme. Dauert einen halben Tag Einrichtung und spart euch den Moment, in dem ihr dem Mandanten erklären müsst, warum jemand Fremdes seinen Steuerbescheid runtergeladen hat.
Backup? „Ja, der Server sichert sich selber." – Tut er nicht.
Die Frage ist nicht, ob eure Festplatte stirbt. Die Frage ist, ob ihr es euch leisten könnt, wenn sie’s tut. Wir reden über Mandantenakten, Jahresabschlüsse, Verträge, Fristen – alles weg. Die Sicherung auf die externe Festplatte im selben Büro hilft euch übrigens auch nicht, wenn’s brennt oder eingebrochen wird. Und wann habt ihr zuletzt getestet, ob die Wiederherstellung tatsächlich funktioniert? Genau.
Was wir machen: 3-2-1 Backup-Strategie: drei Kopien, zwei verschiedene Medien, eine davon extern – verschlüsselt und in Österreich gespeichert. Einmal im Monat testen wir, ob die Wiederherstellung funktioniert. Nicht „das sollte klappen", sondern tatsächlich durchgespielt. Weil ein Backup, das man nicht zurückspielen kann, ist kein Backup. Es ist ein gutes Gefühl ohne Grundlage.
Euer Netzwerk? Stammt aus dem Jahr, in dem ihr die Kanzlei eröffnet habt.
Der Server läuft seit 2015 durch. Der Switch war ein Sonderangebot bei Media Markt. Der WLAN-Router ist der von A1, original verpackte Einstellungen inklusive. Firmware-Update? Sicherheitspatches? Kennt niemand. Das Netz ist ein einziges Subnetz – Buchhaltung, Mandantenakten, WLAN und der private Laptop vom Praktikanten teilen sich denselben Zugang.
Was wir machen: Netzwerksegmentierung mit VLAN-Konzept: Mandantendaten, Kanzlei-WLAN und Gäste-Netz sauber getrennt. Server-Migration – ob on-premise oder Cloud, je nachdem, was zu eurer Kanzlei passt. USV für Server und Arbeitsplätze, damit ein Stromausfall nicht mitten in der Bilanzierung den Rechner abschießt. Dual-WAN Failover, damit ihr weiterarbeiten könnt, wenn eure Hauptleitung ausfällt. Und ein dokumentierter Notfallplan – damit beim nächsten IT-Ausfall nicht alle ratlos dastehen.
Drucker und Scanner? Das Nadelöhr, über das keiner redet.
Euer Scanner scannt nur über USB auf einen PC. Der Drucker zieht drei Blatt gleichzeitig. Die Sekretärin scannt jeden Bescheid einzeln ein, benennt die Datei manuell um und legt sie in den richtigen Ordner. Das dauert. Jeden. Tag. Und wenn der Scanner-PC aus ist, geht gar nichts.
Was wir machen: Enterprise-Multifunktionsgeräte mit Scan-to-DMS, OCR und sauberer Netzwerkanbindung. Heißt: Ihr scannt, das Dokument wird automatisch als durchsuchbare PDF gespeichert und im richtigen Ordner abgelegt. Von jedem Arbeitsplatz aus. Ohne Treiber-Chaos, ohne Umwege, ohne händisches Umbenennen.
Homeoffice? „Dann nimm halt die Akten mit."
Der Anwalt muss abends noch eine Klagsschrift fertigstellen, die Steuerberaterin will am Freitag von zu Hause arbeiten. Und die Lösung? USB-Stick mit Mandantenakten in der Jackentasche. Oder Teamviewer, frei installiert, ohne Passwortschutz. Oder die Akten einfach per WeTransfer schicken. An die private Gmail-Adresse. Das ist so weit von sicher entfernt, dass einem als IT-Mensch die Augen wehtun.
Was wir machen: Professionelle VPN-Lösung oder Secure Desktop – verschlüsselter Zugriff auf alle Kanzleisysteme, egal ob von zu Hause oder unterwegs zum Gerichtstermin. Funktioniert auf Laptop, Tablet und Handy. Und ja, auch mit BMD. Ohne USB-Sticks, ohne WeTransfer, ohne Bauchschmerzen.
Phishing? „Wir sind doch keine Bank, wer greift uns an?"
Letzte Woche hat eure Sekretärin eine Mail bekommen, die aussah wie eine FinanzOnline-Benachrichtigung. Hat sie angeklickt. War keine FinanzOnline-Benachrichtigung. Anwaltskanzleien und Steuerberatungskanzleien sind Goldgruben für Hacker – Mandantendaten, Kontoinformationen, Insider-Wissen. Ihr seid nicht „zu klein, um interessant zu sein". Ihr seid genau die richtige Größe, um ein leichtes Ziel zu sein.
Was wir machen: Professioneller Spamfilter mit Absenderverifizierung (SPF, DKIM, DMARC) – damit die gefälschten FinanzOnline-Mails gar nicht erst ankommen. Und ein Awareness-Training für eure Mitarbeiter. 30 Minuten, danach erkennen sie Phishing auf den ersten Blick. Günstiger als der Schaden, den ein erfolgreicher Angriff anrichtet.
Telefonanlage? „Geht eh über die Handys."
Die Kanzlei hat keine Festnetznummer, alles läuft über private Handys. Wenn der Anwalt im Gericht sitzt, ist er nicht erreichbar – und der Mandant hört: „Der Teilnehmer ist vorübergehend nicht erreichbar." Professionell ist anders. Anrufjournale gibt’s nicht, Weiterleitung funktioniert nicht, und wer wann mit wem telefoniert hat, weiß niemand.
Was wir machen: VoIP-Telefonanlage (3CX oder Teams Telefonie) mit professioneller Anrufweiterleitung, Anrufjournal und optionaler CRM-Anbindung. Heißt: Verpasste Anrufe kommen als Benachrichtigung, die Sekretärin kann Gespräche sauber weiterleiten, und der Mandant hört eine Ansage statt Stille. Wenn ihr wollt, sogar mit KI-Assistent, der Anrufe entgegennimmt, wenn niemand ran kann.
Kein IT-Mensch? Willkommen bei 90% aller Kanzleien.
Ihr habt keinen IT-Verantwortlichen, weil sich das bei einer 5-Personen-Kanzlei nicht rechnet. Also ruft ihr jedes Mal jemand anderen an. Der kennt euer Setup nicht, braucht zwei Stunden, um sich einzulesen, und schickt euch eine Rechnung für vier Stunden. Das Problem wäre in 20 Minuten gelöst gewesen – wenn der Techniker eure Systeme kennen würde. Eure Lizenzen? Irgendwo verteilt. Der Microsoft-Vertrag? Läuft auf die private Kreditkarte vom Seniorpartner. Welche Software in welcher Version auf welchem Rechner läuft? Keine Ahnung.
Was wir machen: Fester Ansprechpartner bei NetDiag – ein Mensch, der eure Kanzlei kennt, eure Systeme kennt, und den ihr anruft, wenn was ist. Fernwartung und proaktives Monitoring – wir sehen Probleme, bevor ihr sie merkt. Dazu zentrale IT-Inventarisierung: Lizenzen, Verträge, Laufzeiten, monatliche Kostenübersicht. Kein Callcenter, keine Warteschleife, kein „Ticket wurde erstellt". Ein Anruf. Ein Mensch. Eine Lösung.
Kostenloser IT-Check für Eure Kanzlei
Wo steht eure Kanzlei wirklich? In einem 60-minütigen Termin – vor Ort oder per Video – analysieren wir eure IT-Infrastruktur mit besonderem Fokus auf Datenschutz, Berufsrecht und Ausfallsicherheit. Am Ende wisst ihr, welche drei Dinge ihr als erstes angehen solltet. Kein Verkaufsgespräch, keine PowerPoint-Schlacht – ein ehrlicher Blick auf den Ist-Zustand.
Ruf an: 0720 27 12 27
Schreib uns: office@netdiag.at
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NetDiag GmbH – Markt 23, Top 6, 5450 Werfen. Deine IT aus dem Salzburger Land. Eure Mandanten vertrauen euch. Vertraut uns eure IT an.