Die e-card streikt, der Server steht im Behandlungszimmer und für die IT ist die Assistentin zuständig? Dann sollten wir reden.

Innomed braucht ewig zum Laden. Latido hängt sich beim Rezeptdruck auf. CGM synchronisiert die e-Befunde nicht. Und wenn drei Arbeitsplätze gleichzeitig auf die Datenbank zugreifen, wird alles zäh wie Hustensaft. Du rufst beim Softwarehaus an – die sagen, es liegt an der IT. Du rufst beim „IT-Menschen" an – der sagt, es liegt an der Software. Und du sitzt um 13 Uhr noch an den Vormittagspatienten, weil das System alle zehn Minuten zum Nachdenken braucht.

Was wir machen: Konfiguration und Performance-Optimierung für eure Praxissoftware – egal ob Innomed, Latido, CGM oder andere. Wir kennen die Anforderungen, wissen welche Server-Ressourcen tatsächlich nötig sind und sorgen dafür, dass Updates ordentlich eingespielt werden. e-card-Zertifikatsverwaltung, ELGA-Anbindung, GIN-Konfiguration – wir kümmern uns drum. Kein Schwarzer-Peter-Spiel mehr zwischen Software und IT.

Die Assistentin nimmt Anrufe entgegen, schreibt Termine in den Kalender, bestätigt telefonisch, ruft zurück wenn was unklar ist – und zwischendurch soll sie auch noch Befunde einscannen und Überweisungen vorbereiten. Doppelbuchungen passieren, weil zwei Assistentinnen gleichzeitig denselben Slot vergeben. Und der Patient, der um 8:15 dran gewesen wäre, steht um 8:45 noch im Wartezimmer, weil sich alles verschoben hat.

Was wir machen: Online-Terminbuchung – Patienten buchen ihren Termin selbst, 24/7, vom Handy aus. Automatische Erinnerungen per SMS oder Mail, weniger No-Shows, weniger Telefonate, weniger Chaos. Die Assistentin hat wieder Zeit für das, wofür sie eigentlich da ist. Und Doppelbuchungen gehören der Vergangenheit an.

Ihr verarbeitet Gesundheitsdaten. Artikel 9 DSGVO – die sensibelste Kategorie, die es gibt. Diagnosen, Befunde, Medikamentenpläne, Therapieberichte. Wenn bei einer Prüfung rauskommt, dass euer Verarbeitungsverzeichnis nicht existiert und die Patientendaten auf einem unverschlüsselten PC liegen, reden wir nicht über eine Ermahnung. Wir reden über empfindliche Strafen und einen Reputationsschaden, den eine Praxis in einer Kleinstadt nicht so leicht wieder loswird.

Und Hand aufs Herz: Die Befunde gehen per normalem E-Mail-Anhang an den Facharzt. Die Festplatten sind nicht verschlüsselt – wenn jemand den Laptop klaut, kann er alles lesen. Am Empfang klebt ein Post-it mit den Zugangsdaten für GIN. Und das WLAN-Passwort ist „praxis123″.

Was wir machen: DSGVO-Audit speziell für den Gesundheitsbereich: Verarbeitungsverzeichnis, technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs), Datenschutz-Folgenabschätzung wenn nötig. Dazu: Festplattenverschlüsselung mit BitLocker auf allen Geräten, verschlüsselte Befundübermittlung, Passwortmanager für die gesamte Praxis und Zwei-Faktor-Authentifizierung für PVS, ELGA, GIN und E-Mail. Dauert einen Nachmittag zum Einrichten. Danach ist eure Schweigepflicht nicht nur auf dem Papier, sondern auch in der IT. Und bei einer Anfrage von der Datenschutzbehörde macht ihr den Ordner auf und sagt: „Da steht alles drin." Statt panisch den Desktop nach „DSGVO_neu_final_v3″ zu durchsuchen.

Patienten-WLAN, Praxis-PCs, e-card-Terminal und das private Handy der Assistentin – alles im selben Netz. Theoretisch kann der Patient im Wartezimmer auf euren Praxisserver zugreifen. Theoretisch kann ein kompromittiertes Gerät im Patienten-WLAN eure gesamte Infrastruktur lahmlegen. Klingt übertrieben? Passiert häufiger als du denkst.

Was wir machen: VLAN-Segmentierung – klingt technisch, ist aber einfach erklärt: Patienten-WLAN, Praxis-PCs und Medizingeräte bekommen jeweils ihr eigenes, abgeschottetes Netzwerk. So wie getrennte Behandlungszimmer. Der Patient im Wartezimmer surft auf seinem Handy, aber kommt nirgendwo hin, wo er nichts zu suchen hat. Und euer e-card-Terminal hängt nicht im selben Netz wie das Spotify der Assistentin.

Der Server steht im Behandlungszimmer, weil dort die einzige Netzwerkdose war. Er läuft seit 2016 durch, das Betriebssystem bekommt keine Sicherheitsupdates mehr, und das letzte Mal, dass jemand draufgeschaut hat, war bei der Installation. Und wenn er ausfällt – Montag früh, volles Wartezimmer – steht die Praxis still.

Dazu kommt: Die letzte Datensicherung auf der externen Festplatte unter dem Schreibtisch? Von März. Wenn ein Verschlüsselungstrojaner zuschlägt, ist die gleich mit betroffen, weil sie dauerhaft am Server hängt. Patientenstammdaten, Befunde, Abrechnungen, Terminhistorie – alles weg.

Was wir machen: Server-Migration oder Cloud-Umstieg, je nachdem was zu eurer Praxis passt. Lifecycle-Management, damit ihr nicht vom Ausfall überrascht werdet. Wir überwachen den Server laufend – bevor er anfängt, komische Geräusche zu machen. Und wenn es Zeit für einen Tausch ist, machen wir das geplant – nicht panisch an einem Montag um 7:30. Und fürs Backup: verschlüsselte 3-2-1 Strategie – drei Kopien, zwei verschiedene Medien, eine davon extern – gespeichert in Österreich. Einmal im Monat testen wir, ob die Wiederherstellung tatsächlich funktioniert. Nicht „das sollte klappen", sondern durchgespielt. Ein Backup, das man nicht zurückspielen kann, ist kein Backup. Es ist ein Beruhigungsmittel.

Letzte Woche kam eine Mail, die aussah wie von der Ärztekammer. Betreff: „Dringend – Ihr GIN-Zugang wird gesperrt." Hat die Assistentin angeklickt. War nicht von der Ärztekammer. Arztpraxen sind für Hacker ideal: sensible Daten, wenig IT-Schutz, keine Schulung. Ihr seid nicht „zu klein, um interessant zu sein." Ihr seid genau die richtige Größe, um ein einfaches Ziel zu sein.

Was wir machen: Managed Spamfilter mit Absenderverifizierung – damit die gefälschten Ärztekammer-Mails gar nicht erst ankommen. Endpoint Protection auf allen Geräten, immer aktuell, nicht nur wenn jemand dran denkt. Und ein 1-Stunden-Awareness-Training für das Praxisteam. Danach erkennt ihr Phishing auf den ersten Blick. Günstiger als der Schaden, den ein Ransomware-Angriff anrichtet – und der euch nebenbei auch die Meldepflicht bei der Datenschutzbehörde einbrockt.

Du machst Hausbesuche und brauchst unterwegs Zugriff auf die Patientenakte. Die Vertretung soll sich von zu Hause einloggen. Oder du willst abends Befunde fertigschreiben, ohne nochmal in die Praxis zu fahren. Die aktuelle Lösung? TeamViewer, frei installiert. Oder die Akte als Foto am Handy. Oder gar nichts – dann wartet alles bis morgen.

Was wir machen: VPN-Lösung, die den Namen verdient – verschlüsselter Zugriff auf alle Praxissysteme, von überall. Funktioniert auf Laptop, Tablet und Handy. Sicher, stabil, und ohne dass Patientendaten auf privaten Geräten unverschlüsselt herumliegen. Für Hausbesuche, Vertretungen und die Befunde am Abend – ohne Bauchschmerzen.

Der Rechner im Behandlungsraum 2 braucht fünf Minuten zum Starten. Windows meldet seit drei Wochen ein Update, das niemand installiert. Die Assistentin startet den PC dreimal am Tag neu, „weil er dann wieder geht." Der Drucker druckt Streifen, der Scanner funktioniert nur am Empfangs-PC, und der Überweisungsschein wird am Ende mit dem Handy abfotografiert und per WhatsApp verschickt. DSGVO-konform? Auf keinen Fall. Dazu klingelt das Telefon, keiner hebt ab, der Patient legt auf und ruft beim nächsten Arzt an.

Was wir machen: Hardware-Lifecycle-Plan – wir sagen euch, wann was getauscht werden muss, bevor es zum Problem wird. Fernwartung bei Problemen, rechtzeitiger Austausch wo nötig. Enterprise-Multifunktionsgerät mit Scan-to-Folder und OCR – Befunde scannen, das Dokument landet automatisch als durchsuchbare PDF im richtigen Patientenordner. Von jedem Arbeitsplatz, ohne Treiber-Chaos. Und eine VoIP-Anlage mit Warteschleife, Rückrufservice und Anrufjournal. Verpasste Anrufe landen als Benachrichtigung. Wenn ihr wollt, sogar mit KI-Assistent, der die Anrufe entgegennimmt, wenn gerade niemand kann. „Guten Tag, Praxis Dr. Huber, wie kann ich Ihnen helfen?" – 24/

Der Patient zieht in die Gegend und googelt „Hausarzt Werfen" oder „Physiotherapie Pongau". Was kommt? Nicht ihr. Oder eine Seite von 2014 mit einer alten Telefonnummer und Öffnungszeiten, die seit drei Jahren nicht stimmen. Keine Kassenverträge aufgelistet, kein Google-Eintrag, keine Bewertungen. Für den Patienten heißt das: Gibt’s die Praxis überhaupt noch?

Was wir machen: Eine ordentliche Praxis-Website plus Google Business Profil – mit aktuellen Öffnungszeiten, Kassenverträgen, Leistungen und Online-Terminbuchung. Damit ihr bei lokalen Suchen auftaucht und der erste Eindruck stimmt. Der Patient soll denken: „Die wirken gut, da ruf ich an." Nicht: „Die Seite sieht aus wie 2012."

Ihr habt keinen IT-Verantwortlichen, weil sich das bei einer Praxis mit vier Mitarbeitern nicht rechnet. Also ruft ihr jedes Mal wen anderen an. Der kennt euer Setup nicht, braucht eine Stunde Einarbeitungszeit, und schickt eine Rechnung über drei Stunden, obwohl das Problem in 15 Minuten lösbar gewesen wäre. Und die Lizenzen? Irgendwo verteilt. Der Microsoft-Vertrag läuft auf die private Kreditkarte. Was ihr monatlich für IT zahlt? Verteilt auf sechs verschiedene Rechnungen, die niemand zusammenrechnet.

Was wir machen: Fester Ansprechpartner bei NetDiag. Ein Mensch, der eure Praxis kennt, eure Software kennt und eure Infrastruktur kennt. Fernwartung und proaktives Monitoring – wir sehen Probleme, bevor ihr sie merkt. Plus zentrale IT-Inventarisierung: Lizenzen, Verträge, Wartung, Hardware, Software – alles in einer Übersicht. Monatlicher Kostenreport, damit ihr wisst, was eure IT kostet. Kein Callcenter, keine Warteschleife, kein „Ticket wurde erstellt." Ein Anruf. Ein Mensch. Eine Lösung.